SOMMAIRE:

Comment s'approprier l'interface ?

Comment créer un événement ?

Comment résoudre un conflit de planification ?

Comment modifier un événement ?

Comment réserver une ressource ?

Comment répondre à une invitation ?

Comment rechercher un événement ?

Comment visualiser les congés d'un groupe d'utilisateurs ?

Comment utiliser le planificateur ?

Glossaire

Comment s'approprier l'interface ? △

Bandeau supérieur : navigation

Page d'accueil - Réservation de ressources - Déconnexion

Menu de gauche : sélection

Bloc « navigation » : il sert à la navigation et à la consultation de l'agenda

Le calendrier interactif est cliquable et permet de feuilleter l'agenda.

L'affichage de l'agenda est modulable :

affiche une vue journalière

affiche une vue hebdomadaire

affiche une vue mensuelle

affiche le planificateur de groupe

affiche une liste d'événement (pouvant être triée)

Les vues s'obtiennent aussi par choix dans un menu déroulant

permet de créer un évenement

Bloc « Fonctions de recherche » : il permet la recherche sur une période précise

La période se saisit sous la forme JJ/MM/AAAA ou se sélectionne avec la souris dans le petit calendrier interactif .

Bloc « Filtres de sélection » : il permet d'introduire des filtres de recherche ...

... par catégories d'événement,

... par utilisateurs ou groupe d'utilisateurs,

...par type de ressources.

Fenêtre centrale : visualisation

L'agenda se visualise dans la fenêtre centrale :

Catégories d'événement et couleurs associées :

Particularités de l'événement et icônes associées :

signifie que l'événement est privé

signifie que l'événement est répétitif

signifie que l'événement associe des utilisateurs individuels

signifie que l'événement associe des groupes d'utilisateurs

signifie que l'événement associe une ressource (salle, portable, etc.)

signifie qu'une alarme a été programmée pour cet événement

Eléments de suivi des participants :

Le passage de la souris sur un événement déclenche l'apparition d'une info bulle, avec le descriptif de l'événement et la liste des utilisateurs invités.

Les icônes ci-dessous renseignent sur les réponses de chaque invité.

signifie que l'invitation a été acceptée

signifie que l'invitation n'a pas fait l'objet d'une réponse

signifie que l'invitation a été mise en attente (choix « tentative »)

L'utilisateur qui a rejeté l'invitation ne figure pas dans cette liste de participants.

Comment créer un événement ? △

On crée les événements à partir de son propre agenda ou à partir de l'agenda commun.

Sélection d'une date

dans le calendrier interactif : cliquer directement sur le jour ou dans la colonne des semaines (ex : S.51)

le calendrier interactif permet aussi une navigation par mois et année à l'aide des flèches ; il faut ensuite cliquer sur le mois pour activer cette période

dans la fenêtre centrale : double cliquer sur le créneau horaire choisi

Autre possibilité : dans le bloc vue et accès rapide, cliquer sur l'icône

Création de l'événement

La fenêtre de création d'événement s'ouvre.

Au niveau Général, il convient de :

proposer un titre à l'événement (champs obligatoire),

renseigner les champs début et durée – ou cocher Journée entière,

cocher la catégorie d'événement (deux niveaux possibles)

pour déclarer un événement privé : cocher la case événement privé.

Celui-ci n'apparaîtra pas dans l'agenda commun ni dans celui des autres utilisateurs.

En revanche, il entraînera le cas échéant un conflit de planification.

Pour donner des informations sur l'événement :

cliquer sur l'onglet Description

rédiger dans l'éditeur de texte. Il est possible d'insérer une url cliquable

Pour inviter des participants ou des groupes :

cliquer sur l'onglet Participants/Ressources

pour inviter une seule personne ou un seul groupe : sélectionner le nom dans la liste puis cliquer sur Ajouter

pour inviter plusieurs personnes et/ou plusieurs groupes : cliquer sur puis maintenir enfoncée la touche CTRL en cliquant sur les noms sélectionnés puis Ajouter


pour inviter tout l'établissement : sélectionner tous les groupes ou toutes les personnes puis Ajouter

Autre possibilité :

cliquer sur puis sur

sélectionner le groupe puis les utilisateurs du groupe en cliquant sur les flèches de sélection

Voir aussi la fiche « Comment résoudre un conflit de planification ? »

Pour réserver une ressource (salle ou portable) nécessaire à l'événement :

sélectionner la ressource dans le menu

ajouter les ressources une à une

Pour attribuer une périodicité à l'événement :

cliquer sur l'onglet Périodicité et sélectionner la périodicité dans le menu déroulant

Pour associer un fichier (type ordre du Jour, CR) à l'événement :

cliquer sur l'onglet Liens

parcourir son répertoire et sélectionner le fichier concerné

cliquer sur attacher

Pour programmer une alerte par mail pour soi-même ou pour tous les participants invités :

cliquer sur l'onglet Alarme

définir quand on souhaite recevoir l'alarme

cliquer sur Ajouter une alarme

Une fois l'évènement entièrement créé, cliquer sur Enregistrer

Suppression d'un événement

Attention ! Seuls les créateurs d'un événement peuvent le supprimer :

activer la fenêtre de l'événement

cliquer sur Supprimer.

Comment résoudre un conflit de planification ? △

Le conflit apparaît quand :

un invité à l'événement n'est pas disponible

une ressource (salle ou matériel), associée à l'événement, n'est pas disponible

Ici : on ne peut inviter l'agent mentionné à une réunion le 20/11/2007 à 11h., car il est déjà pris par un autre événement (« réunion Arabesques »).

Pour poursuivre la création de l'événement, il faut apporter une réponse au conflit.

Procédure :

Pour forcer la validation de l'événement : cliquer sur le bouton

Pour changer l'événement qui génère le conflit : cliquer sur le bouton La fenêtre de création de l'événement apparaît, en mode édition.

Pour lancer une recherche sur les créneaux horaires disponibles en fonction des paramètres de l'événement : cliquer sur le bouton

Comment rechercher une disponibilité ?

La recherche de disponibilité est accessible en amont, avant de valider l'événement :

à partir de l'onglet Général, pour trouver un créneau disponible en fonction de la date et la durée de l'événement


à partir de l'onglet Participants / Ressources, pour trouver un créneau disponible en fonction de l'agenda des participants invités ou de la disponibilité des ressources associées.

A partir de la fenêtre « recherche de disponibilité », procéder en 3 temps :

Saisir ou modifier les caractéristiques de l'événement

Préciser la période sur laquelle la recherche de disponibilité doit s'étendre

Examiner et choisir un nouveau créneau parmi ceux proposés comme « disponibles »

Voir aussi la fiche « Comment utiliser le planificateur ? »

Comment modifier un événement ? △

Un événement créé et validé peut à tout moment être modifié, mais ce, uniquement par son créateur.

Afficher l'événement dans une vue calendaire (jour, semaine, mois, etc...).

Double-cliquer sur l'événement : la fenêtre de création de l'événement s'ouvre, en mode édition.

Modifier les éléments souhaités.

Enregistrer les modifications, en cliquant sur le bouton

Un message apparaît : « Événement enregistré » : la modification a bien été prise en compte.

Avis de modification

Toute modification d'horaire (report, annulation, déplacement de l'événement) donnera lieu à un courriel d'avis de modification aux invités.

En revanche, tout ajout ou retrait d'invités ne donnera pas lieu à un courriel d'avis de modification.

Comment réserver une ressource ? △

Dans le bandeau supérieur, cliquer sur Ressources

L'écran obtenu permet de visualiser l'ensemble des ressources.

Pour sélectionner une catégorie de ressources précise (les salles OU les ordinateurs) : utiliser le menu déroulant

Pour visualiser la fiche descriptive d'une ressource : cliquer sur

Pour visualiser la disponibilité de la ressource : cliquer sur

L'écran obtenu se présente ainsi :

Pour réserver la ressource : cliquer sur

La fenêtre de « création d'événement » s'affiche avec, dans l'onglet Participants/Ressources, la ressource pré-sélectionnée :

Il est nécessaire de définir les différents éléments (Titre, Général, Description...) décrivant la création de l'événement pour lequel on réserve la ressource.

Voir aussi la fiche « Comment créer un événement? »

Voir aussi la fiche « Comment utiliser le planificateur ? »

Pour valider, et donc réserver la ressource : cliquer sur

Comment répondre à une invitation ? △

Ouvrir le courriel identifié par Sujet : [AGENDA] invitation et prendre connaissance de l'événement.

Cliquer sur le lien présent dans le message : l'agenda s'ouvre sur la fenêtre de consultation de l'événement. Sélectionner l'onglet Participants/Ressources

En face de son nom, choisir sa réponse dans le menu déroulant :

Pas de réponse : c'est le statut par défaut. Tant que ce statut n'est pas modifié, le créneau horaire est occupé dans l'agenda personnel de l'invité

Accepté : l'utilisateur accepte l'invitation. Le créateur de l'événement est prévenu de cet accord par courriel. Le créneau horaire est donc occupé

Tentative : l'utilisateur ne se prononce pas encore sur sa participation à l'événement. Le créneau horaire est occupé jusqu'à décision finale de l'utilisateur

Rejeté : l'invité décline l'invitation. Le créneau horaire se libère dans l'agenda personnel de l'invité

Le message «le statut a été modifié» confirme que la réponse est bien enregistrée.

Comment rechercher un événement ? △

L'agenda partagé permet d'effectuer des recherches sur un ou plusieurs événements prévus sur une période donnée, sur un ou plusieurs agendas. Il est possible d'effectuer des recherches croisées :

sur une période déterminée,

dans une catégorie d'événement,

pour un ou plusieurs utilisateurs.

Recherche sur une période

à partir du bloc calendrier : il est possible de feuilleter l'agenda (par année, par mois, par semaine, par jour). La fenêtre centrale s'ouvre par défaut sur son propre agenda et affiche tous les évènements de la période sélectionnée. Les filtres de recherche (catégorie d'événement, autres utilisateurs) s'activent dans un second temps.

ou à partir du bloc fonction de recherche : dans les encarts, rédiger les dates de début et de fin de période (attention au format de date : JJ/MM/AAAA ) ou sélectionner les dates de début et de fin de période via le calendrier interactif

ou à partir du bloc vue et accès rapide : cliquer sur l'icône liste d'évènements . Sélectionner la période à l'aide du menu déroulant (après,avant la date courante ou dans une période sélectionnée)

Filtre sur une catégorie d'événement

à partir du bloc filtres de sélection – catégories : sélectionner une catégorie d'événement sur le menu déroulant

Filtre sur l'agenda d'autres utilisateurs

à partir du bloc filtres de sélection – utilisateurs/groupes

pour voir l'agenda d'un seul utilisateur : sélectionner son nom dans la liste déroulante

pour voir l'agenda de plusieurs utilisateurs ou plusieurs groupes : cliquer sur

maintenir enfoncée la touche CTRL en sélectionnant les noms sélectionnés ou ...

cliquer sur puis sélectionner les agendas avec puis

Comment visualiser les congés d'un groupe d'utilisateurs ? △

Attention ! le résultat de cette recherche ne peut être visualisée que sur le jour ou la semaine.

Sélectionner la période de recherche

dans le bloc « Fonctions de recherche », en saisissant les dates

ou dans le mini-calendrier, en cliquant sur le jour ou dans la colonne des semaines

Sélectionner la catégorie « congés payés » dans le menu déroulant « Catégories »

Sélectionner les utilisateurs dans le menu déroulant « utilisateurs / groupes » :

pour choisir plusieurs utilisateurs, cliquer sur l'icône « sélectionner des comptes multiples », puis sur l'icône « recherche »

ensuite, sélectionner les utilisateurs dont les congés doivent être affichés

Sélectionner le format d'affichage du planning des congés

l'icône « vue jour » affiche l'agenda du jour des utilisateurs sélectionnés


l'icône « vue hebdomadaire » affiche l'agenda de la semaine des utilisateurs sélectionnés

Pour visualiser les congés sur un mois, utiliser le planificateur de groupe.

Voir aussi la fiche « Comment utiliser le planificateur » ?

Comment utiliser le planificateur ? △

C'est un affichage spécifique des résultats d'une recherche :

La période est matérialisée par une frise.

Chaque ligne de la frise représente un filtre de recherche.

Les événements liés à chaque filtre de recherche sont représentés par une barre de couleur.

Dans l'exemple ci-dessus, on voit les 5 événements de novembre et décembre 2007 pour lesquels cet utilisateur et cette ressource sont sollicités.

Le passage de la souris sur la barre de couleur déclenche l'apparition d'une info bulle, décrivant l'événement :

Le planificateur sera tout à fait adapté pour visualiser le planning d'occupation de salles, de réservation d'un ordinateur, ou les disponibilités de plusieurs agents.

Sélectionner le mois de départ de la frise, en cliquant sur un mois dans le mini-calendrier

Sélectionner les filtres de sélection :

dans le menu déroulant « catégorie », cliquer sur une catégorie

dans le menu déroulant « utilisateurs / groupes », cliquer sur

un utilisateur,

ou sur l'icône dans le cas d'une sélection multiple

dans le menu déroulant « ressources », cliquer sur une ressource.

Afficher les résultats en vue « planificateur » en cliquant sur

Glossaire △

Agenda commun

Il permet de voir simultanément tous les événements non privés impliquant plus de deux utilisateurs. Il est possible de créer des événements directement dans l'agenda commun (ex : congrès, séminaires). Cependant, ces événements ne génèrent pas d'envoi de courriel. Il est conseillé de consulter régulièrement l'agenda commun pour se tenir informé.

Agenda personnel

Il permet de voir tous les événements que l'on a créé, qu'ils soient d'ordre professionnel ou privé, ainsi que tous les événements auquel on est invité. Si l'on a rejetté une invitation, l'événement disparaît de son agenda personnel.

Alarme

Lors de la création d'un événement (ou a posteriori), il est possible de programmer une alarme, c'est-à-dire une relance automatique par courriel envoyée aux participants (et à soi-même) avant le début d'un événement. L'heure de cet envoi automatique est définie par le créateur de l'événement.

Calendrier interactif

C'est le calendrier sur lequel il est possible de naviguer (par jour, semaine, mois, année) pour visualiser des événements et également pour ouvrir la fenêtre de création d'événement en mode édition.

Conflit de planification

Le système signale un conflit lorsque la création d’un événement ne peut être complétée. Les raisons d’un conflit sont multiples : agent non disponible au créneau proposé, salles non disponibles, etc….

Créateur d'événement

C'est la personne qui édite un évènement dans l'agenda partagé.

Événement

Toute utilisation d’un créneau horaire, pour un ou plusieurs agents, pour quelque motif que ce soit, est appelée «événement». On distingue différentes catégories d'évènements reconnaissables par des couleurs :

les gris : absences / congés (informations émanant de Bodet)

les bleus : évènements se déroulant à l'ABES

les verts : évènements se déroulant à l'extèrieur de l'ABES

et différents types d'évènements :

privé : il n'apparaît que sur votre agenda personnel, personne ne peut le consulter mais il crée un conflit si l'on vous invite à une réunion

personnel : il apparaît sur votre agenda personnel, il est consultable mais il ne figure pas sur l'agenda commun

commun : tout événement où sont invités des personnes ou groupe de personne. Il figure sur votre agenda personnel ainsi que sur celui des invités (sauf refus), il crée un conflit en cas de non réponse. Il apparaît dans l'agenda commun.

Evénement répétitif

Il est possible d'attribuer une périodicité à certains événements lors de leurs création (réunion hebdomadaire, mensuelle...)

Invitation

C'est le courriel que l'on reçoit lors de la création d'un événement auquel on est invité (ex: réunion). On répond à une invitation en cliquant dans ce courriel, puis en sélectionnant la réponse adéquate (accepté, rejeté, tentative)

Ressource

Il s'agit d'une ressource (en l'occurence : salle ou ordinateur portable) nécessaire à l'organisation d'un événement. Il est possible de réserver une ressource lors de la création de l'événement.

Vue calendaire

C'est l'aspect sous lequel l'utilisateur choisit d'afficher l'agenda. Au choix : vue journalière, vue hebdomadaire avec ou sans week-end, vue mensuelle, vue trimestrielle et vue annuelle.

typologie des évènements

Différents types d'évènements cohabitent :

privé : il n'apparaît que sur votre agenda personnel, personne ne peut le consulter mais il crée un conflit si l'on vous invite à une réunion.

personnel : il apparaît sur votre agenda personnel, il est consultable mais il ne figure pas sur l'agenda commun

commun : tout événement où sont invités des personnes ou groupe de personne. Il figure sur votre agenda personnel ainsi que sur celui des invités (sauf refus), il crée un conflit en cas de non réponse. Il apparaît dans l'agenda commun;

Différents types d'évènements sont facilement par des couleurs

les gris : absences / congés (informations émanant de Bodet

les bleus : évènements se déroulant à l'ABES

les verts : évènements se déroulant à l'extèrieur de l'ABES